Stappen aanbesteding

  Inschrijven op een aanbesteding
Als u wilt inschrijven op een aanbesteding dan moet u zich houden aan de regels en voorschriften die beschreven zijn in de aanbestedingsstukken. Ook het verloop van de aanbesteding staat in deze stukken beschreven. Om u een beeld te geven hoe zo’n proces eruit ziet, zetten we hieronder de gebruikelijke fasen in een openbare procedure op een rij.

Fase 1: marktonderzoek en strategiebepaling
IBMN en de gemeenten hechten zeer grote waarde aan deze onderzoeksperiode. Door intern en extern onderzoek wordt bepaald hoe het welke procedure er wordt gekozen, hoe het programma van wensen en eisen en de beoordeling worden ingevuld.
Vaak wordt er ook met de huidige leveranciers of grote marktpartijen een orienterend gesprek gehouden
Fase 2: publicatie op aanbestedingskalender
IBMN publiceert namens de gemeente een aankondiging van de opdracht op www.aanbestedingskalender.nl. Bent u geïnteresseerd in de opdracht? Via de aankondiging wordt u verwezen naar de juiste plek op de CTM Solution site, waar u de aanbestedingsstukken gratis kunt bekijken, downloaden, vragen stellen en uw aanbieding insturen.
Fase 3: Nota van Inlichtingen
U heeft de gelegenheid om vragen te stellen over de aanbestedingsstukken via CTM Solution. In de stukken staat beschreven op welke manier u dat kunt doen. IBMN beantwoordt alle vragen en publiceert deze anoniem op CTM Solution. We noemen dit de Nota van Inlichtingen. Als u zich heeft aangemeld, ontvangt u een melding binnen CTM Solution wanneer deze nota is gepubliceerd. Wij raden u aan om uw inschrijving pas in te dienen nadat de informatieronde is afgerond. Het eisen- en wensenpakket staat dan pas definitief vast. De invulformulieren uit de aanbestedingsstukken worden tegelijk met de Nota van Inlichtingen in een invulbaar format gepubliceerd.
Fase 4: indienen inschrijving
Op basis van de offerteaanvraag en de overige aanbestedingsstukken stelt u uw inschrijving op. Het is belangrijk dat u zich hierbij houdt aan de voorgeschreven voorschriften. Zorg ook dat uw inschrijving compleet is. Het is binnen de (Europese) regelgeving vrijwel niet mogelijk om op een later tijdstip ontbrekende informatie aan te vullen. Wanneer uw inschrijving niet aan de eisen voldoet of onvolledig is, wordt deze ongeldig verklaard. U wordt dan uitgesloten van verdere deelname aan het aanbestedingstraject. Zorg dat de inschrijving op 100% voltooid staat en de statusbalk groen is.
Fase 5: beoordeling inschrijvingen
In deze fase beoordeelt de gemeente en IBMN de binnengekomen inschrijvingen aan de hand van de vooraf beschreven gunningscriteria. Hoe de beoordeling en scoring plaatsvinden, staat beschreven in de offerteaanvraag. De inschrijver met de hoogste totaalscore komt in aanmerking voor gunning van de opdracht. Bij een laagste prijs gunning is de prijs uiteraard beslissend.
Fase 6: verificatiebespreking
De gemeente houd een verificatiebespreking met de inschrijver aan wie de opdracht mogelijk gegund gaat worden. Er wordt geverifieerd of alle gegevens uit de inschrijving duidelijk en juist zijn. Eventuele onduidelijkheden worden opgehelderd en de inhoud van de overeenkomst wordt vastgesteld.
Fase 7: voorlopig gunningbesluit
Alle ondernemingen die een inschrijving hebben gedaan, worden per e-mail geïnformeerd over het voorlopige gunningbesluit. De inschrijvers die zijn afgewezen, hebben vijftien dagen de gelegenheid om bezwaar te maken tegen dit besluit.
Fase 8: definitieve gunning
Als de verificatiebespreking voor beide partijen een goed resultaat oplevert en de afgewezen inschrijvers geen bezwaar hebben gemaakt tegen het voorgenomen gunningbesluit, wordt de opdracht definitief gegund. Dit gebeurt door middel van het ondertekenen van de overeenkomst door beide partijen. Na definitieve gunning kan de uitvoering van de opdracht starten.