Er zijn verschillende succesfactoren voor inkoopsamenwerking te benoemen. Een aantal punten blijkt cruciaal voor het succes van inkoopsamenwerking. Deze factoren kunnen worden onderscheiden in:

Kritische succesfactoren:

Inkoop op maat
Door het oprichten van Inkoop Bureau Midden Nederland kunnen alle deelnemende gemeenten gebruik maken van de diensten van professionele inkoopadviseurs. Met name kleinere gemeenten hebben door de gekozen constructie de mogelijkheid om voor een aantal door henzelf gekozen dagen per week invulling te geven aan professionele inkoop. Het zelfstandig invullen van professionele inkoopfuncties was voor dergelijke gemeenten meestal geen optie, omdat dit te duur is.

Politieke verankering van het inkoopbureau
Doordat de promotie van inkoopsamenwerking via de juiste kanalen heeft plaatsgevonden (top-down benadering) is politiek draagvlak gecreëerd. Daarnaast is vanuit de Raad, het College en directie een uniform inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld voor alle deelnemende gemeenten.

Gelijkwaardigheid van deelnemers
Elke deelnemende gemeente de gemeentesecretaris in het stichtingsbestuur, onafhankelijk van bijvoorbeeld de grootte van de gemeente of de omvang van het afnamecontract. Hierdoor ontstaat een gelijkwaardige zeggenschap in het bestuur.

Vergelijkbare deelnemers
De gemeenten zijn vergelijkbaar met elkaar. Dit sterkt de gedachte “vele kleintjes maken een grote”, omdat deelnemers dezelfde taal spreken.

Keuzevrijheid van de deelnemers
Een deelnemer kan zelf bepalen welke onderdelen uit het inkoopplan in het plan van aanpak voor de gemeente terugkomen. Daarnaast kan een deelnemer besluiten niet aan een gezamenlijk traject deel te nemen. Dit kan zowel vooraf, als op het moment dat er een concept plan van aanpak ligt voor het gezamenlijke traject.

Professionalisering van inkoop
Door het inschakelen van IBMN kunnen alle deelnemers gebruik maken van specialisten op inkoop-gebied. Daarnaast geldt in gezamenlijke trajecten, dat deelnemers van elkaars kennis gebruik kunnen maken
Door het benaderen van inkoop als professie, zoals bepalen inkoopstrategie, functioneel specificeren, optimaal benaderen van de markt en zakelijk onderhandelingen voeren, ontstaan kostenvoor-delen. Dit betekent dat er efficiënter met gemeenschapsgeld wordt omgegaan. Er wordt niet alleen gekeken naar het directe voordeel op het moment van aankoop, maar er wordt een total-cost-benadering (TCO) gebruikt. Hierin worden alle kosten meegenomen die tijdens de levensduur van het aan te kopen product moeten worden gemaakt.

Overige succesfactoren

Kostenvoordelen
Door professionele, zakelijke onderhandelingen te voeren, ontstaan kostenvoordelen. Dit betekent dat er efficiënter met gemeenschapsgeld wordt omgegaan. Er wordt niet alleen gekeken naar het directe voordeel op het moment van aankoop, maar er wordt een total-cost-benadering (TCO) gebruikt. Hierin worden ook de kosten meegenomen die tijdens de levensduur van het aan te kopen product moeten worden gemaakt.

Verantwoording achteraf is gemakkelijker
De verantwoording van het inkoopbeleid is helder en transparant. Er wordt gebruik gemaakt van objectieve voorwaarden bij het inkopen, waarbij de offertes onderling in een multicriteria-evaluatie tegen elkaar worden afgewogen. Hiermee is het eenvoudig geworden om de keuze voor een bepaalde leverancier te verantwoorden.

Inspelen op de internationale en nationale ontwikkelingen
Doordat IBMN functioneert als expertisecentrum is het haar taak om de ontwikkelingen te volgen, zowel nationaal als internationaal en deze te vertalen naar de deelnemende gemeenten.